La gestion des impayés est souvent la hantise des chefs d’entreprise. L’huissier de Justice est à leurs côtés pour bâtir une stratégie de recouvrement de créances en souffrance et accroître ainsi leur trésorerie.
En 2015, le délai moyen de paiement des fournisseurs en France s’élevait à 74 jours. Un délai très long et qui cache en réalité des situations très différentes. En effet, certains fournisseurs sont payés dès la prestation voire sur provision ce qui fait baisser la moyenne. Lorsqu’une facture n’est pas payée immédiatement, le délai de paiement est donc parfois très long et se compte en mois…
Cette situation est très délicate à gérer pour l’entreprise qui a engagé des frais pour fournir la prestation (achat de matière première, paiement des salaires, etc…). C’est la trésorerie qui se trouve alors mise sous tension. Par ailleurs, l’incidence fiscale est lourde puisqu’il va falloir payer l’impôt sur les sociétés sur le montant de cette facture ou passer une provision pour perte.
En 2013, l’INSEE estimait que 25 % des défaillances d’entreprise trouvaient leur source dans des impayés de clients. Logique, si l’on rappelle que la cessation de paiement se caractérise par l’impossibilité de faire face à son passif exigible avec son actif disponible… L’actif disponible est à peu de chose près la trésorerie de l’entreprise.
Alors, comment gérer au mieux son poste-client et dégager un volant de trésorerie plus important ? L’expérience d’un huissier de Justice en matière de recouvrement de créances peut vous y aider. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Travailler en amont de l’impayé pour bâtir sa statégie de recouvrement de créances :
Avant de traiter du recouvrement de l’impayé, il convient de poser quelques principes essentiels pour en limiter la survenue :
Le devis
Il n’est pas toujours possible d’établir un devis. Manque de temps, travail en confiance, etc… les raisons sont diverses. Cependant, en l’absence d’élément matériel permettant de prouver la volonté du client de s’engager sur une prestation et un prix, ce dernier pourra toujours arguer de la fourniture d’une prestation qu’il n’a pas demandée.
Le devis doit-être le plus précis possible. Il doit faire apparaître clairement la ou les prestations qui sont prévues et les délais pour la réalisation.
Les CGV : premier jalon dans la stratégie de recouvrement de créances
Vos Conditions Générales de Vente doivent être précises et aussi exhaustives que possible. Vous devez penser à y insérer :
- Le versement d’un acompte à la commande ;
- Le délai pour payer le solde ;
- Une clause pénale ;
- Les intérêts contractuels en cas de retard de paiement ;
- Une clause attributive de compétence pour la juridiction qui pourra être saisie ;
- Éventuellement une clause de réserve de propriété.
La solvabilité du client
Avant même de savoir si le client est solvable, il faut connaître le client ! Quelques questions doivent toujours être posées :
- Qui est le client ? Nom et prénom pour les personnes physiques, dénomination pour les personnes morales. Attention aux enseignes qui ne sont pas des sociétés. Par exemple, la SARL DURAND peut exploiter sous l’enseigne « A la bonne heure » sans que ce nom ne soit celui de la société !
- Quelles sont les coordonnées de l’entreprise ? Adresse précise, numéro de téléphone, portable d’un dirigeant, adresse courriel, etc…
- Quel est son numéro SIREN ? Cela permettra de l’identifier parfaitement.
- Pour les sociétés, quelle est la forme sociale ? SARL, SCI, SAS… les responsabilités des dirigeants ne sont pas toujours identiques.
- Le client possède-t-il plusieurs établissements ? Fait-il partie d’un groupe ?
Ces informations sont capitales et doivent-être renseignées dès le début de la relation commerciale. Il est important de sensibiliser les équipes sur ce point.
Une entreprise ne peut pas toujours se permettre de choisir ses clients… Pourtant il n’est pas toujours inutile de prendre quelques renseignements complémentaires si le montant de la prestation est élevé :
- Quel est le chiffre d’affaire de l’entreprise, son résultat ? Ces informations sont publiques pour certaines entreprises, sinon il est possible de réclamer ses bilans au client.
- Quelle est l’ancienneté de l’entreprise ? (80% des entreprises font faillite dans les 18 premiers mois d’activité) ?,
- Quelle est la taille de l’entreprise (plus l’entreprise est grosse, moins le risque de défaillance est élevé) ?
Qui est le dirigeant ? Accepte-t-il de se porter caution ?
Il est utile de vérifier que l’entreprise n’est pas en procédure collective. Il est utile de mettre en place une surveillance.
Dans l’immense majorité des cas, ces informations ne serviront pas, mais le jour où un impayé surviendra, l’entreprise pourra exploiter les renseignements pour un recouvrement efficace.
Ne pas laisser courir les délais
Si l’impayé survient, il est important d’agir vite. En matière de recouvrement, le temps c’est de l’argent ! L’entreprise ne doit surtout pas attendre des jours et des jours avant de relancer le client. Le maintien de la relation commerciale ne peut pas se faire au détriment des enjeux de l’entreprise.
Pour cela il convient de graduer les relances et d’organiser un agenda de suivi :
- Commencez par des appels téléphoniques pour vous enquérir du paiement : Le règlement est-il parti ? S’agit-il d’un virement, d’un chèque ? Peut-on effectuer un règlement par carte bancaire par téléphone ou sur le site Internet de l’entreprise ? A l’issue de l’entretien, vous devez avoir une date (proche) pour un paiement effectif.
- En l’absence de réponse ou si le client n’a pas obtempéré, envoyez une première relance écrite. Privilégiez le courriel pour gagner en rapidité.
- Si le paiement n’intervient toujours pas, adressez votre mise en demeure de payer en LRAR. Cette mise en demeure va faire partir les intérêts contractuels.
- En l’absence de réaction, transmettez le dossier à votre huissier de Justice.
Chaque entreprise est différente et chaque dette également. Il n’est pas possible de donner des « délais types » entre chacune de ces étapes. Par ailleurs, certains vont privilégier les relances téléphoniques pendant plusieurs semaines alors que pour d’autres, le passage à la mise en demeure sera effectué en quelques jours. Cependant, il n’est pas envisageable de laisser une facture en souffrance plus de deux mois, son recouvrement en dépend.
Utiliser tous les moyens de recouvrement
En matière de recouvrement de créances, tous les moyens doivent-être utilisés. Evidement, il convient de proportionner les moyens mis en œuvre au montant de la facture : On ne va pas engager un procès pour une facture de 100 € !
Cependant, différentes solutions s’offrent à nous pour forcer le client indélicat à s’exécuter :
- L’injonction de payer : C’est une procédure simple, rapide et non contradictoire. L’huissier dépose une demande au tribunal pour obtenir la condamnation du débiteur. Si le juge estime que les éléments communiqués sont suffisants pour justifier la condamnation, il rend une Ordonnance. Le débiteur peut cependant contester la procédure.
- La procédure de règlement des petits litiges : Elle s’applique pour les dettes inférieures à 4.000 €. C’est l’huissier de Justice qui la déroule.
- L’assignation : Si le montant le justifie, l’assignation en Justice est envisageable (en référé ou au fond). Les parties comparaissent et défendent leurs positions.
Une bonne maîtrise du dossier depuis le début de la relation commerciale permettra de faire le bon choix en matière de recouvrement forcé.
Combien coûte le recouvrement de créances ? La question qui fâche !
Le recouvrement de créances est souvent synonyme de frais d’huissier, d’honoraires d’avocat, etc… Les entreprises sont rétives à engager des poursuites sans savoir quelle somme elles vont devoir débourser et sans être certaines du résultat. Des solutions existent pourtant pour limiter ce risque. L’huissier de Justice peut agir en recouvrement amiable avec une rémunération forfaitaire calculée sur les sommes recouvrées.
Quoi qu’il en soit, il faut avoir à l’esprit que l’absence de recouvrement coûte le montant de la facture !
Pour ce qui est du recouvrement judiciaire, le créancier fait l’avance des frais mais ces derniers sont à la charge du débiteur.
DELTA HUISSIER conseille et assiste de nombreuses entreprises dans la gestion de leur poste-client. Nous sommes à votre disposition pour bâtir avec vous votre propre stratégie de recouvrement de créances sur COMPIEGNE, BEAUVAIS? ROISSY CDG et PARIS et partout en FRANCE.